日報入力効率化!営業業務にsAI Chatを導入するメリットをご紹介!

最終更新日:2018年12月6日

このブログは、コールセンター向けのチャットボットやFAQシステムを提供する
株式会社サイシードが作成しています。
最新の事例や企業での活用方法を紹介していきます。

代表 中村
こんにちは、中村です。世間では風疹が大流行、インフルエンザも流行り始めていますね。皆さまいかがお過ごしでしょうか。
健康といえば中村、中村といえば健康、と「健康」を広辞苑で引けば、「中村を見よ!」と太字で書いてあるような私ですが、先日親知不を抜いたら死ぬほど腫れて本当に辛かったです…。
先日の展示会ではインターン生には「なんで飴舐めてるんですか?」とゲスの極み◯女。の某ボーカルへのいじりのような雑な扱いを受けました。
ちなみにあと3回も抜かなくてはいけないので、現在絶望の只中にいます。
さて、そんな奥歯の痛みを抱えながら今回ご紹介するのは、そんな『医療』に関連するお話となっています。
また、この記事の最後では、私が作成した「2018年度版『チャットボットツールベンダー』徹底比較集」をプレゼントします。ぜひ最後までお付き合いください!

医療機器メーカーが抱える現状・課題

株式会社『YMP』は、歯科医療機器を製造・販売している業界トップメーカーである。
業界シェアトップとして君臨してはいるが、競合他社の参入も続き、じわじわ売り上げが下がってきている状態だ。
現在、約 100 名の営業部員が全国の商談相手である医療従事者と面会して、営業を行なっている。営業 1 人あたり約 200 の担当顧客を持っており、 1 日に約 10 企業を訪問している。
営業社員間の売り上げ格差が顕著になってきていることに目を瞑っていた『YMP』であったが、最近異動してきた新営業部長岩崎は現状況を危惧し、営業成績の良くない社員の営業方法を調査・改善することで、成績全体の底上げを計画していたーーー。

ーーここは、都内某所『YMP』オフィス内。

パソコンの画面の前で、若手社員遠藤が頭を抱えていた。

社員遠藤
(入社して3年、毎日頑張ってるのに営業成績が伸びない…なんでだ…。真面目にやってるんだけどなぁ…。)
部長岩崎
遠藤君!突然だが今日は私も営業に同行するよ!
社員遠藤
!!!!!???は、はい!(なんで新任の岩崎部長がわざわざ万年営業成績ドベの僕と…??緊張する…。) 

ーー昼休憩中

社員遠藤
今日担当先に聞かれたことを調べないと…。本社に問い合わせて確認っと。
部長岩崎
(……ふむふむ)

ーー移動中

社員遠藤
今日の顧客情報の確認しよう。あれ?情報がないぞ。また本社に問い合わせなきゃ…。えーと電話番号は…。
部長岩崎
(……。)


ーー夕刻 都内某所『YMP』オフィス内

社員遠藤
ふう…今日は疲れたなぁ…周れない企業もあったけど、時間のない中頑張った方だし、さっさと帰ろう…。
部長岩崎
お疲れ様遠藤君!私も疲れたよ~!
社員遠藤
(部長が勝手についてきてずっと無言でそばにいたからじゃないか!!)…お疲れ様です。
部長岩崎
おや?遠藤君。今日の日報を書いていないようだが?
社員遠藤
あ…すみません!今から書こうと思ってました…!(日報書くの時間かかるし普段書かないんだよな…あれ…?日報って何を書けばいいんだっけ…?)
えーと…日報って何を書けばいいかどっかにかいてありましたっけ?
部長岩崎
!!!???

ーー都内某所、部長岩崎の自宅超高層タワーマンション

部長岩崎
(今日遠藤君に同行して分かったことがあるぞ…!
売り上げの低い営業社員は、顧客情報確認などに時間を割かれすぎて回れる社数が減っているんだ!!
情報をすぐに確認できるシステムを導入してもっと効率化すれば営業で回れる企業が増えるし、営業成績も増えるだろう…。
それにしても遠藤君が日報の書き方をいまだに知らないことには驚いたが…まあその辺りはあまり重要じゃないな…)
代表 中村

ちょおおっと待ったあああああああああ!!!!!!!!!!(バリーーンッ)

部長岩崎
うわああああ!!!窓から何だね君は!!ここは35階だぞ???
代表 中村
スカイダイビングをしていたらお困りの人を見つけたもので、X-Menばりについ飛び込んでしまいました。そんなことよりも怪我をしてしまったので助けてください……。
部長岩崎
(なんだこの人…急に人の家のガラス割って飛び込んできて助けてとは何て図々しい人だ…。)ええ…わ、わかりました。
代表 中村
申し遅れました、私、サイシード代表の中村と申します。宜しければ私の手当をしながら、お悩みをお聞かせいただけませんか。
部長岩崎
(名刺も血まみれなんだけど…とはいえ誰かに相談したいと思っていたし、一応話すだけ話してみるか…。)実はですね…
代表 中村
なるほどなるほど。では部長のおっしゃる問題点をまとめると、こんな感じでしょうか。

  • 顧客対応や顧客情報確認などの事務作業に1日数時間かかっている。
  • 担当先一社一社の対応に時間を取られすぎてしまい、回れる社数が減ってしまう。

そのため、日報入力に時間を割くことができずにいる

岩崎部長はこれらの問題をシステムの導入で解決できるとお考えですね?

部長岩崎
はいその通りです。
代表 中村
よく分かりました。しかァし!部長、あなたは陥りがちなミスを犯しています!
部長岩崎
!?陥りがちなミスとはなんでしょう…?今日社員に同行して、原因は判明したと思っていたのですが…。
代表 中村
確かにシステムの導入で、顧客情報確認や日報入力の時間短縮を図ることができますね。部長は業務効率を上げることで、営業社員の売上が上がるとお考えですか?
部長岩崎
はい。そうすることで、事務作業の削減や営業の質の向上が可能だと考えています。
代表 中村

そこがまさに重大なミスなんです!

部長岩崎
ひいいいい!急に大きくならないでください…重大なミスって、ど、どういうことですか…。
代表 中村
実は、そう単純な問題ではないんですよ、部長さん。顧客情報確認や日報入力が容易になったとしても売上増には繋がらないんです。
例えば、現在『日報入力をしていない人』にとっては、システム導入で日報入力が容易になったとしても、彼らは日報の重要性に気づいていないので意味を成さないんです
部長岩崎
(確かに、入力が容易になったからといって入力するようになるとは限らない……。)
でも、業務が効率化できれば一社でも多く営業に回ることができるでしょう!?
小学生でも分かりますよ!
代表 中村
ノンノン、落ち着いてください。モテる男には余裕が必要ですよ。
つまり、もっと根本的な改革が必要ってことですよ、フフッ。
部長岩崎
根本的な改革??(笑った瞬間口から血が垂れてきたけど大丈夫か…)
代表 中村
はい。ヒントは日報に隠されています。
部長岩崎
日報?(んん?結局日報じゃないか!)
代表 中村
ここで必要なのは、「なぜ日報を入力しなくてはならないのか」という必要性を部長さん、あなたを含め営業側の社員が自発的に感じる必要があるということです。
少し話が逸れますが、御社では『営業で何を聞く・話すべきか』に関して明確にしていますか?
部長岩崎
それは社員各々に任せていますね。
代表 中村
それが営業社員間で売り上げ格差が顕著になっている根本的な原因といえるでしょう。人によって営業手法が違うことは当たり前ですが、『営業で何を聞く・話すべきか』に関しては明確にする必要があります。そうすることで営業成績の悪い社員も安心して営業に臨むことができます。また、適切に営業をしているかを確かめるために『上長からフィードバックを貰う』仕組みが必用です。
これらを確かめる手段として、日報が最適かつ必要なツールになってくるのです!
部長岩崎
なるほど…日報を通して社員を成長させていくということですね…。
代表 中村
具体的には、

  1. 継続的に成果が出ている営業社員にヒアリング・同行し、日報に入力すべき項目を優先順位とともに決めていく
  2. 入力した日報に対して上長からフィードバックを貰う仕組みを作る
  3. というプロセスを経ることが必要です。

代表 中村
このトップ営業社員のやり方、上長フィードバックを活用して実際に『売れる』という確信・体験を営業社員にしてもらい、自発的に「日報が必要なんだ」と思ってもらうことが必要です。
部長岩崎
(なるほど…確かにこのやり方なら社員も進んで日報を書くようになり、営業の質も上がるかも…。)
代表 中村
まとめると、日報入力で得られるメリットとしては、

  1. トップ営業社員のノウハウを活かして営業社員全体のスキルをボトムアップ
  2. 営業に必要な情報を網羅した日報項目によって実現できる顧客情報の蓄積
  3. スムーズな社員同士の引継ぎ
  4. 大きく分けてこの3つが大きなメリットと言えるでしょう。

部長岩崎
なるほど…まずは日報を書かせることではなく、日報に必要なルールを整備することが必要ということですね!
(ルールを整備した後は、日報を簡単に書けるツールが必要になってくるな…)
代表 中村
さすが営業部の部長さんですね!!!その次のステージで日報を効率的に入力できるツールが必要になってくるんです!!!
部長岩崎
ヒィ!!!(心を読まれた!!!!!)
代表 中村
仰りたいことはよく分かります。より日報入力を早く、簡単に行う便利なツールが欲しいと思っているんですよね??命の恩人である部長に特別に教えてあげましょう!弊社の『sAI Chat』の存在を!!

日報を効率化するソリューション

部長岩崎
sAI Chat?????
代表 中村
ご説明しましょう!
『sAI Chat』は、完全自動で質問対応や資料請求まで完結する最強のチャットBotサービスです。導入することで、御社の課題解決の手助けとなるでしょう。フフッ
部長岩崎
ぐ…具体的に教えてください!
代表 中村
分かりました。お教えしましょう。
今回、ご紹介する機能は非常にシンプルです。
ズバリ、今回ご提案させていただく『sAI Chat』の機能は、日報入力に「PCを開かず、スマホでタップしていくだけで日報入力できる」という機能に尽きるんです。


代表 中村
日報入力の画面はこのようなイメージになります。
機能だけだと一見、物足りないような印象になりますが、先ほどご紹介したように、現状で必要なことは「オペレーションを整備すること」です。まずは、必要な整備を行った上で、誰でも簡単かつ素早く日報入力を行えるツールを導入することで、入力率を高めることが可能になるんです。
部長岩崎
な、なるほど…私はツールを導入すれば簡単に解決できる問題だと考えていました…安直な考えに飛びついてお恥ずかしい限りです…
代表 中村
岩崎部長、そんなことはありません!あなたの営業部を変えたいという熱い思い、スカイダイビング中の私の胸にしかと、響きましたよ!!その熱いパッション、忘れないでくださいね!
さて…もっとお話ししたいのは山々ですが、私は本日2度目のスカイダイビングに行かなくては…
部長岩崎
(この人暇なのか…?)相談に乗ってもらったので窓ガラスはそのままで大丈夫です。是非今度一緒にスカイダイビングしながらお話ししましょう!
代表 中村
もちろんです!

ーーその後、『YMP』は営業成績を爆発的に上げることに成功し、業界シェアNo.1として君臨し続けるのであった。その躍進の舞台裏に、高性能チャットボットツールの影があったとかなかったとか――。

まとめ

代表 中村
いかがでしたか?
営業にとってルール設定から日報の入力までがいかに重要かお分かりいただけたかと思います。
そこで弊社の『sAI Chat』を活用していただくことで、効率化を図ることができます。
弊社サイシードでは、そのお手伝いからツールの導入までしっかりとサポートさせていただきます。

また、資料請求いただいた方には、「最新チャットBotベンダー徹底比較集(2018年度版)」もプレゼントしますので、ぜひ比較・検討する際の参考にしてくださいね!

必須お名前
必須会社名
必須会社電話番号
任意メールアドレス

ABOUTこの記事をかいた人

中村 陽二

東京大学工学部および同大学院工学系研究科修了。 マッキンゼー&カンパニーでM&Aや製造業での成長戦略のコンサルティングを経験し、2015年株式会社サイシードを創業。 趣味はモデルルームの内見。インドのことわざに造詣が深い。